Una dintre cele mai mari avantaje ale certificarii de grup este modul in care functioneaza auditul. In loc sa treaca fiecare firma printr-un audit individual complet (care poate fi costisitor si consumator de timp), grupul este auditat ca un tot unitar, iar membrii sunt verificati prin esantionare. Aceasta abordare reduce semnificativ costurile si efortul pentru fiecare participant.
Cum functioneaza auditul de grup
In certificarea de grup, auditul extern se desfasoara la doua niveluri:
1. Auditul biroului central (administratorul)
Auditorul verifica sistemul de management al grupului, procedurile de admitere si monitorizare a membrilor, evidenta centrala si conformitatea cu standardul.
2. Auditul prin esantionare a membrilor
In fiecare an, un esantion de membri este selectat pentru verificare la fata locului. Nu toti membrii sunt auditati in fiecare an, dar toti pot fi selectati.
Cum functioneaza esantionarea
Standardele FSC si PEFC stabilesc reguli clare pentru selectia membrilor auditati:
- Radacina patrata din numarul total de membri (ex: 16 membri = 4 auditati)
- Membrii noi sunt prioritizati pentru audit
- Membrii cu neconformitati anterioare au sanse mai mari de selectie
- Selectia urmareste sa acopere diferite tipuri de activitati din grup
- In timp, toti membrii vor fi auditati cel putin o data
Ce se verifica la un membru
Cand un membru este selectat pentru audit, auditorul va verifica:
- Sistemul de trasabilitate (evidenta materialelor certificate)
- Separarea corecta a materialelor certificate de cele necertificate
- Documentele justificative (facturi, avize, certificate furnizori)
- Instruirea personalului si cunoasterea procedurilor
- Aplicarea procedurilor stabilite de grup
- Utilizarea corecta a logo-ului si mentiunilor de certificare
Avantajele auditului de grup
Costuri impartite
Costul auditului extern este impartit intre toti membrii grupului, nu suportat individual.
Frecventa redusa
Nu esti auditat in fiecare an. Poti fi selectat doar o data la cativa ani.
Pregatire asistata
Administratorul de grup te ajuta sa te pregatesti si iti ofera suport in timpul auditului.
Audit intern prealabil
Inainte de auditul extern, administratorul face verificari interne pentru a detecta probleme.
Cum te pregatesti pentru audit
Tine evidenta la zi a tuturor achizitiilor si vanzarilor de materiale certificate
Pastreaza toate documentele organizate si usor accesibile
Asigura-te ca personalul stie ce inseamna certificarea si cum functioneaza
Verifica ca separarea materialelor este clara si documentata
Actualizeaza lista furnizorilor si verifica validitatea certificatelor lor
Participa la verificarile interne organizate de administrator
Ce se intampla daca ai o neconformitate
Daca auditorul gaseste o neconformitate la un membru, aceasta nu afecteaza automat intregul grup. Procesul este:
- Neconformitatea este comunicata membrului si administratorului
- Se stabileste un termen pentru corectare (de obicei 30-90 zile)
- Membrul implementeaza actiunile corective
- Administratorul verifica implementarea
- La urmatorul audit, auditorul confirma corectarea
Neconformitatile majore nerezolvate pot duce la excluderea din grup. De aceea este important sa actionezi rapid si sa ceri ajutorul administratorului.
Concluzie
Auditul de grup este unul dintre cele mai mari avantaje ale certificarii colective. Beneficiezi de toate avantajele certificarii, dar cu un efort si un cost semnificativ mai mic. Cu suportul administratorului de grup si cu o buna organizare interna, auditul devine un proces simplu si predictibil.
Articole similare
Vrei sa afli mai multe despre auditul de grup?
Contacteaza-ne si afla cum te putem ajuta sa te pregatesti
Sau suna direct:
+40 701 543 735